Chytrá rezervace zasedaček – nezbytnost každé moderní kanceláře

Efektivita využití zasedacích místností má přímý dopad na efektivitu společnosti. Porozumění tomu, jak jsou prostory využívány, a nalezení efektivního nástroje pro jejich správu, jsou klíčem ke všemu. Nestává se vám, že si dva lidé rezervují místnost pro deset osob? Nebo že vstoupíte do zasedačky, jenom abyste zjistili, že už tam někdo je? Známe způsob, jak se podobným problémům vyhnout.

Správa zasedacích místností může být složitý proces. Čím více různorodých zasedaček máte, tím pokročilejší software budete potřeboMeetingRoomApp_xsvat.
Pokud chcete své zasedací místnosti využívat efektivně, měli byste zvážit následující otázky:

  • Na kolik procent je místnost využívána?
  • Pro kolik lidí je místnost průměrně rezervována?
  • V jakém čase je rezervována častěji?
  • Jak dobře se lidem v místnosti pracuje?
  • Je místnost využívána efektivně?

Obvyklé problémy

Při neefektivní rezervaci zasedacích místností se často objevují tyto problémy:

  • Pracovník zapomene, že si má místnost rezervovat, nebo při rezervaci udělá chybu a zapíše se jinam.
  • Stejnou místnost si zarezervují dva a více lidí naráz, aniž by o sobě věděli.
  • Ostatní pracovníci nevědí, do kdy bude místnost využívána.
  • Kvůli hádkám o zasedačku vznikají problémy na pracovišti mezi jednotlivými odděleními.

Tohle je jenom několik důvodů, proč je rozumné pořídit si moderní rezervační systém.

Nástroj MeetingRoomApp

MeetingRoomApp je aplikace využívající operační systém Android. Stačí ji instalovat na tablet a ten přidělat na dveře zasedací místnosti.

Pak už jen synchronizujete aplikaci s kalendářem, který ve firmě používáte, ať už to je Google Calendar, Outlook Calendar nebo jiný.

A můžete začít s rezervací. Systém bude centralizovaný a digitalizovaný. Rezervaci budete moci provést u zasedačky, z pohodlí svého počítače nebo dokonce mobilu. Všichni vaši kolegové uvidí, jaká místnost je zarezervována, kým a na jak dlouho.

Součástí aplikace je i analytický nástroj, který vám umožňuje sledovat efektivitu využití jednotlivých místností a následnou optimalizaci jejich výkonu. Např. rozhodnete, že místnost pro 10+ lidí nesmí být rezervována pro schůzi méně než 4 osob. Na to jsou určeny jiné zasedací místnosti.

zasadacka1„Řešení MeetingRoomApp nám pomáhá lépe využívat zasedací prostory a zapadá do našeho designu kanceláří. V oblasti managementu meetingů je velmi účinný a šetří čas. Díky tomu má pozitivní efekt na produktivitu práce, proto jsme se rozhodli pro rozšíření systému do dalších divizí,“ říká o systému Petr Valenta, Senior Manager at IT Application Competence Centers Europe společnosti Konica Minolta.

MeetingRoomApp navíc využívá luxusní komunikátor Indoortouch společnosti 2N, díky němuž můžete nahlédnout do místnosti a prohlédnout si, kdo všechno v zasedačce zrovna je, aniž byste rušili poradu.

„Inovace jsou klíčovým bodem programu mnoha firem už léta. Pokud firmy nechtějí zavádět nové přístupy či impulsy, budou dříve či později čelit konkurenci v podobě inovativních společností,“ dodává Lukáš Jurčíček, zakladatel společnosti Letsgood.com, která aplikaci vyvinula.

Zdroj obrázků: Letsgood.com

Vybavení Vaší kanceláře Vám zajistí:

Office Depot, s.r.o.

Kancelářské potřeby dodáme zítra nebo zdarma až do vaší kanceláře. Ať jsou to kancelářské židle, kancelářský nábytek, kancelářský papír, kancelářská technika, občerstvení či drogerie, téměř veškeré kancelářské zboží má náš internetový obchod skladem.

Další firmy naleznete v katalogu firem