Jak fungují kanceláře bez papírů?

Rozhlédněte se po svém kancelářském stole, nahlédněte do zásuvek a zkontrolujte pořadače. Jsou tam všude. Papíry. Vypadá to, že bez tohoto čínského vynálezu by náš běžný pracovní den vypadal úplně jinak. Je vůbec reálné se bez papíru v kanceláři obejít? Současné iniciativy se snaží v pracovním prostředí užití papíru redukovat na minimum a místo toho maximálně využívat digitalizaci dokumentů.

Bez papírů ušetříte

Kancelář bez papírů, z anglického „paperless office“, znamená poměrné nové pojetí kancelářského prostředí, kde je užití papíru redukováno nebo zcela eliminováno. Děje se tak prostřednictvím moderních technologií. Dokumenty a materiály papírové formy jsou převáděny do digitální podobny, s nimiž se v této nové podobě nadále pracuje. Díky této metodě lze ušetřit prostor, peníze a zvýšit produktivitu. Tato metoda umožňuje maximální sdílení dat a manipulaci s nimi. V neposlední řadě také podporuje životní prostředí.

Nic nového pod sluncem

Původní myšlenka kanceláře bez užití papíru sahá hluboko do dvacátého století, přesto první kancelář přestala užívat až v roce 1994. Klasické pojetí kanceláří, kde papírové dokumenty byly zařazovány do přesné evidence ve skladech, pomalu mizí. Při užívání papíru je zapotřebí mnoho prostoru, výborná organizace archivace dat, složky, police, skříně, sklady. Nevýhoda také spočívá v tom, jakmile je jednou papírový dokument vytvořen, natištěn, není přepisovatelný. Zatímco v kancelářích bez papíru postačí k práci pracovní plocha a počítač. Moderní technologie také umožňují kromě psaní textu extra služby, jako je vyžití animace, videa apod.

Jak na to v praxi?

Stoprocentní „paperless office“ je zřejmě náročnou formou kancelářského prostředí, která nemusí být ekonomická ani praktická pro každého. Avšak existují způsoby jak redukovat nadužívání papíru a zefektivnit pracovní činnost.

  1. Namísto tištěných závěrečných zpráv, zhodnocení a jiných ustanovení lze tyto dokumenty přeposlat mailem.
  2. Redukujte počet tiskáren, které jsou v současnosti velmi hojně využívány. Téměř veškeré dokumenty jsou tisknuty a skladovány. Bude ušetřen toner, papír, prostor a čas.
  3. Dají se vyžádat a zavést taková závěrečná ustanovení, která nutně nemusí být v papírové podobě (například smlouvy), ale při své úplné platnosti si zachovají podobu virtuální.
  4. Dokumenty lze převést do formátu PDF, který je čitelný v počítači, notebooku, tabletu i ve smart-telefonu, takže nemusí být tištěn.
  5. Využívejte Google, respektive Google Docs. Jedná se o zcela volný program, který umožňuje společné sdílení, zpracování dokumentů přes síť a k tomu hromadnou online komunikaci. Kromě Googlu lze pro podobné účely využívat systémy Microsoft Office 365 nebo Basecamp.
  6. Nebojte se skenování a faxování. Mnoho firem se k rychlé metodě faxu vrací.

Je práce bez papírů reálná?

Možná se ptáte, zda je takové kancelářské prostředí vůbec schopné fungovat. Skutečně je. Jedná se o takové pracovní prostředí, které samostatně jako „paperless office“ ještě na mnoha místech nefunguje. Nýbrž prvky bezpapírových kanceláří jsou zavedeny již téměř ve všech novodobých firmách a kancelářích, kde se běžně a denně užívá moderní technika.

Vybavení Vaší kanceláře Vám zajistí:

D3 graphix

Nabízíme služby v oblasti architektonických vizualizací interiérů a exteriérů s fotorealistickým výstupem.

Další firmy naleznete v katalogu firem