Jak klientovi správně zajistit nezapomenutelnou návštěvu Vaší firmy

S přibývající konkurencí se firmy uchylují k stále rozvinutější formě péče o zákazníky a obchodní partnery. Přivítání jakékoli pracovní návštěvy by mělo být profesionální záležitostí od uvítání na recepci, přes samotné jednání až po vyprovození ke dveřím. Firemní etiketa má svá pravidla jako jakákoli jiná společenská událost. V případě, že nepodceníte přípravu na očekávanou návštěvu některého z klientů, prospějete celkovému image firmy a ještě více stoupnete v jeho očích.

Informujte zaměstnance

Pokud jste Vy sami nebo Vaše asistentka domluvíte konkrétní termín pracovní schůzky, měli byste o očekávané návštěvě spravit celou firmu. Vzhledem k tomu, že každým setkáním se zákazníkem si podnik buduje svou pověst a dobré jméno, mělo by vše proběhnout bez větších obtíží a překvapení. Za samozřejmost se proto pokládá, že pracovníci sekretariátu budou návštěvu znát jménem a přivítají ji v sídle společnosti. Po dobu jednání by ostatní zaměstnanci neměli rušit kolegy účastnící se setkání a sekretářka by měla všechny příchozí hovory do kanceláře vyřizovat a odkládat na později. Vše by mělo proběhnout nerušeně, aby klient nezískal pocit, že během jeho návštěvy je pozornost firmy upřena jiným směrem.

Osobní styk od A do Z

Sekretářky ve vstupní hale by měly v každém případě vědět, z jaké firmy návštěva přichází, jejich postavení a také jména. Při uvítání by je měly oslovit jménem. A to i v případě, že půjde o významné partnery, které hned u vchodu přivítá speciálně vybraný zaměstnanec. Tento prostředník by měl působit reprezentativně, mile a měl by být obeznámen s okolnostmi návštěvy. Jeho úkolem je odvést klienta k jednacímu stolu, ohlásit a uvést ho k hostiteli. V mnoha případech se tato osoba sama jednání účastní. Po skončení schůzky návštěvu odvede až na místo, kde je přivítal a zase se s nimi rozloučí. Stejně tak sekretariát by neměl působit lhostejně při odchodu zástupců partnerské nebo zákaznické firmy.

Hostitelovo přivítání

Pokud jsou jednání přítomni představitelé či zaměstnanci firem, kteří se navzájem neznají, nebo se jedná o vůbec první vzájemné setkání, představí se a předají si vizitky. Při vítání návštěvy je zvykem vstát a pozdravit se s příchozími. Jde-li o jednání s obchodním partnerem či zákazníkem, neměly by se schůzky odehrávat v pracovnách a kancelářích, kde by hostitel seděl za svým pracovním stolem. Pro takovou příležitost je vhodné přemístit veškerý provoz k jednacímu stolu do konferenční místnosti, kde budou všichni sedět proti sobě u jednoho stolu. Zvolením správného prostředí a vhodným rozsazením účastníků dáváte najevo úctu a postavení jednotlivých partnerů.

Praktické hledisko návštěvy

Asistentka zástupce hostitelské firmy (vedoucí oddělení, ředitel pobočky, prezident firmy) dostává na starost pohoštění a doplňkové úkoly. Předem vybere a zajistí pohoštění, které se hodí k typu hosta a konané schůzky. Podle přání zúčastněných pak dále obstarává nabídku kávy, čaje a dalšího občerstvení. Tento moment je vhodnou příležitostí jak decentně prezentovat firmu. Na vybraném druhu pohoštění se může objevit logo společnosti (cukr, ubrousky, drobné sladkosti a další). Pozor však na podávání alkoholických nápojů. Při příchodu návštěvy má asistentka také na starosti odebrání kabátů a dalších nepotřebných věcí. Při příjezdu zahraničního partnera nesmí zapomenout vyzdobit stůl vlaječkami. Na rozloučenou s partnery, se kterými se (např. kvůli vzdálenosti) setkává hostitel jen zřídka, může nechat vedení firmy připravit malý dárek jako pozornost.

Vybavení Vaší kanceláře Vám zajistí:

Ateliér Vranová

Architektura, obytný i komerční interiér, výtvarná dekorace, studie, projekty staveb.

Další firmy naleznete v katalogu firem