Originální přístupy při vedení pracovních porad

Pakliže máte z posledních několika pravidelních pracovních sezení pocit, že se vytrácí jejich efektivita, je na čase změnit zvolenou koncepci. Podstatou firemních schůzí má být především výměna informací mezi kolegy, nadřízenými i podřízenými. Nejprve se řeší věci z minula, tedy úspěchy i nezdary. Poté je čas domluvit se, na čem bude firma pracovat do budoucna. Někdy jde o schůzky informačního charakteru, jindy je třeba provést i důležitá rozhodnutí. Poradíme vám, jak můžete dlouhé nudné schůze proměnit ve svižná a přínosná setkání s ostatními pracovníky firmy.

 

Na nohou

Jedním z netradičním, ale stále oblíbenějších, způsobů vedení pracovních porad je tzv. stand up meeting. Tato metoda je založena na teorii, že v sedě se člověk méně soustředí a díky tomu schůze trvají déle. Pro zvýšení efektivity, snížení zátěže pro pracovníky a časové náročnosti se využívá meetingů ve stoje. Můžete je uskutečnit obvykle v zasedací místnosti, kde tentokrát nebudou k dispozici židle, nebo můžete poradu přemístit kamkoli jinam. Místo hodinového sezení se stačí sejít na patnáct minut na chodbě před kancelářemi, v pracovně ředitele nebo na jakémkoli volném prostranství, kde budete mít trochu klidu. Každý v rychlosti sdělí, co potřebuje vyřídit s ostatními, a všichni si mohou jít opět po své práci.

Originální přístup při vedení pracovní porady

Kdo si hraje…

Pokud vám dělá v kolektivu potíže spíše organizace a vedení samotné porady, můžete vyzkoušet alternativu v podobě jakési hry. Abyste se nemuseli překřikovat nebo naopak poslouchat ticho, při kterém už nikdo nemá co říct, můžete si slovo předávat. Nejlépe to půjde díky předem stanoveným pravidlům. Hra může být založena například na tom, že si budete podávat či házet předmět, při jehož držení bude moci dotyčný hovořit. Ostatní budou okamžitě vědět, že slovo dostanou později a nebudou kolegu přerušovat.

Originální přístupy při vedení pracovní porady

Postava moderátora

V případě, že by se vám přehazování míčku či jiného předmětu zdálo příliš dětinské, můžete sáhnout po alternativním řešení, kterým je osoba moderátora. Takový člověk je předem určen k tomu, aby celou poradu vedl, korigoval, dával slovo ostatním a hlídal čas. Tuto roli nejlépe zastane někdo ze zaměstnanců. Nejlepší bude, když si pracovní kolektiv pro každé setkání vybere někoho jiného. Každý si vyzkouší roli moderátora, bude se muset na poradu předem připravit a uvědomí si, jak je těžké podobnou akci organizovat.

Externí pozorovatel

Dalším trendem při vedení porad je zapojení postavy facilitátora. Lze ho vnímat jako externího moderátora, který je seznámen s chodem firmy a obsahem konkrétní porady, ale sám není zaměstnancem společnosti. Má na starosti korigování celé debaty, upozorňuje na případy, kdy někdo mluví příliš často a někdo vůbec, což v rámci porady také není dobře. Hlavní úlohou facilitátora je však především dovést pracovní schůzku do zdárného konce a dobrat se s ostatními potřebných závěrů a rozhodnutí. Aby se člověk mohl stát facilitátorem, musí projít školením. Poté bude externě najímán do různých firem, kde bude kontrolovat a vést setkání zaměstnanců s vedením.

Originální přístupy při vedení pracovní porady

K tabuli!

Pro ještě lepší orientace v úkolech všech zaměstnanců, si můžete v práci zřídit nějakou tabuli či nástěnku, kde si vše rozepíšete. Krátké denní či týdenní porady tak můžete pořádat před ní a rovnou dopisovat a mazat věci, které vás napadnou a které jsou již splněny. Celý kolektiv tak bude mít stále na očích, jak pokračují různé projekty a každý si lehce připomene, zda jsou jeho kolegové s prací již hotoví.

Zdroje fotografií: trianglewiki.org, geekswithblogs.net, elearnerengaged.com, wikimedia.org

Vybavení Vaší kanceláře Vám zajistí:

ČERMÁK DESIGN

Návrh a realizace interiéru. Nabízíme vše od konzultace architekta po realizaci na klíč.

Další firmy naleznete v katalogu firem