Jak efektivně archivovat dokumenty – srovnání

Tuny papírů, dokladů, smluv a faktur jsou součástí každého podniku. Jsou všechny opravdu nezbytné? Podívejte se, které dokumenty je třeba skladovat nejdéle. Vyplatí se převod dat na CD či DVD?

Dobu archivace určuje několik zákonů. Nejdůležitější je paragraf 31 Zákona 563/1991 sb., o účetnictví. Svou roli hraje i zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, a paragraf 27 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Archivační rekordmani:

(dokumenty s nejdelší povinnou dobou archivace)
účetní uzávěrky – 10 let,
výroční zprávy – 10 let,
daňové doklady – 10 let,
mzdové listy (pro účely důchodového pojištění) – 30 let,
dokumenty související se vznikem a zánikem podnikatelského subjektu – trvale,
kolektivní smlouvy – trvale.

Způsoby archivace

10 let staré krabice, které drží pohromadě tuny lepicí pásky, nejsou jedinou možností. Zákon uznává tři formy archivace dokumentů:

Listinná podoba
Data jsou uložena v tištěné podobě. Jedná se o klasický rukopis nebo tiskopis. Jde o klasické archivační krabice plné úložných boxů různých barev.

Technická podoba
Záznam provedený elektronicky, opticky nebo jiným způsobem, který je pro fyzickou osobu čitelný.

Smíšená podoba
Tištěný záznam obsahuje i technickou formu, která je pro fyzickou osobu nečitelná, ale je možno ji převést do podoby čitelné. Vedle boxu je jednoduše přiložen stejný obsah na DVD.

Tři řešení

DVDčka
Digitální nosiče se jeví jako nejefektivnější způsob archivace. Mají ale svá omezení. Zákon říká, že data musí být čitelná dostupnou technikou. Dokumenty uložené na starých disketách tak dnes musí být převáděny na nové nosiče, které jistě za deset let nahradí jiné. Digitální archiv je proto třeba průběžně aktualizovat, což stojí čas i peníze.

Outsourcing
I na archivaci existují specialisté. Ti vám ručí za dostupnost a čitelnost všech archivovaných dokumentů. Nemusíte se ani orientovat v zákonech o archivaci. Nevýhodou mohou být vyšší výdaje na archivaci a taky fakt, že pouštíte citlivé informace o vašem podnikání třetí straně.

Papíry
Stará dobrá papírová forma je stále nejjistější. Plné archivační krabice vám vezme jedině rozsáhlý požár nebo povodeň. Životnost papíru je prakticky nekonečná. Pokud máte v archivu systém, v případě větších firem i placeného archiváře, jsou všechna data vždy dostupná v čitelné podobě. Zároveň jsou bezpečně uložena.

Systém krabic a boxů nemusí být ani drahý. Například jeden z největších dodavatelů obalových materiálů u nás firma Rajapack (http://www.rajapack.cz/) prodává velmi výhodně sady archivačních krabic. Trendem posledních let je ekologická archivace.

Vybavení Vaší kanceláře Vám zajistí:

EMBA eshop

Eshop tradičního českého výrobce obalů, lepenek, pákových pořadačů (šanonů), archivních systémů a kancelářských potřeb z hladké lepenky.

Další firmy naleznete v katalogu firem