10 způsobů, jak bojovat s prokrastinací a zvýšit tak vlastní pracovní produktivitu

Každý se musí někdy v práci potýkat s nepříjemnými, nudnými a zdlouhavými pracovními úkoly, kterým se raději vyhýbá do poslední chvíle. Není žádným tajemstvím, že prokrastinací, čili odkládáním povinností na později, trpí studenti i vrcholoví manageři. Na pracovišti se setkáme s řadou důvodů, které k ní vedou. Pro někoho je těžké s prací vůbec začít, ale po nějakém čase do ní zcela ponoří. Někdo naopak trpí téměř v průběhu celého úkolu a uleví se mu až na konci zcela dokončeného projektu. Jak takové situace zvládat a zůstat v práci výkonní a pro svou firmu užiteční?

1. Stanovte si priority

Jsou chvíle, kdy je ve firmě kvůli velké zakázce zmatek, stres a spěch na denním pořádku a vy se přistihnete při úklidu pracovního stolu. Nebo v den uzávěrky trávíte více času v kuchyňce a u kopírky, než na pracovišti. V této situaci je potřeba si uvědomit, že se zaměstnáváte nedůležitou prací, která může počkat. Vytyčte si úkoly, které musíte ten den splnit a začněte na nich pracovat hned od rána.

2. Pište si seznam

Ráno nebo ještě večer před dalším pracovním dnem si vytvořte seznam pracovních povinností od těch nejdůležitějších až k těm nejběžnějším. Pracujte na nich podle deadlinu a na základě vlastních možností. Uvidíte, jak Vás bude bavit odškrtávat splněné povinnosti.

3. Určete si termín

I když Vám firma sama stanoví datum, zkuste sami sobě říci, do kdy chcete mít práci hotovou. Menší úkoly stačí dokončit den předem. U větších projektů si nechte rezervu několik dní pro případ, že by vznikly komplikace nebo by bylo potřeba něco opravit.

4. Vyberte si odměnu

Přestože Vás zaměstnavatel za práci platí, pokuste si vytvořit i vlastní systém odměn. Čekají-li Vás nákupy nebo setkání s přáteli, snažte se to vnímat jako příjemnou cenu za odvedenou práci. Po úspěšném dni v práci a příjemné odměně se budete cítit skvěle.

5. Rozdělte si úkoly na menší části

Máte-li před sebou dlouhodobý projekt nebo práci, kterou nelze za jeden den stihnout, rozložte ji na menší úkoly. Například při zpracování rozsáhlé zprávy si na každý den nechte jednu kapitolu a nepokoušejte se vše napsat najednou.

6. Dělejte častější, ale kratší pauzy

Dlouhé přestávky vedou k tomu, že zaměstnance zcela vytrhnou z pracovního nasazení anebo ještě hůře, přijdou o myšlenku, se kterou delší dobu pracovali. Vyvarovat se toho, aby Vás opustily pracovní nápady, můžete prostřednictvím krátkých a častých přestávek. Po půl hodinách si oddechněte na tři až pět minut a po hodině a půl si dejte pauzu alespoň deset minut.

7. Plánujte s rozumem

Pracovní harmonogram, který si vytyčíte na začátku týdne nebo každého pracovního dne by měl vycházet z reálných možností firmy, pracoviště i Vás samotných. Nestanovujte si přehnané cíle. Stačí, kdy si naplánujete, že náročné a zajímavé úkoly budete během dne prokládat s běžnou agendou a prací, jež vykonáváte už téměř automaticky (rozeslání emailů, vkládání souborů do systému).

8. Dbejte na svůj vnitřní klid

Jak zná z běžného pracovního života asi každý, čím více důležité práce odložíte, tím více Vás to vnitřně trápí. Tíživý pocit nedokončeného úkolu Vás poté na pracovní povinnosti nutí myslet neustále. Zachovejte si vnitřní klid tím, že nebudete neustále jen něco odkládat, ale že také něco přímo vykonáte.

9. Nenechte se vyrušovat

Věcí, které Vás od práce vytrhují se může v kanceláři najít velká spousta. Jednou z nepříjemností, které sami příliš neovlivníte je hluk na pracovišti. A to ať už hovoříme o nepříliš tiché klimatizaci, kopírce nebo o nadmíru rušných kolezích. V jedné místnosti se s nim nelze moc dobře soustředit. V takové situaci pomohou buď špunty do uší nebo možnost poslouchat hudbu jako kulisu.

10. Cvičte a budete mít ještě více elánu

V sedavém zaměstnání někomu stačí procházka do kuchyňky pro kávu nebo cesta na poradu do vyššího patra. Čím dál častěji se však ve firmách setkáváme s klouzavou pracovní dobou, která umožňuje zaměstnancům uprostřed dne opustit pracoviště a jít se odreagovat sportem. Někdo si vyloženě odběhne nebo vyrazí na kolo. Pokud mají ve firmě k dispozici sprchu a veškeré zázemí, nezaberou tyto aktivity ani příliš času. Jiný sportovci chodí raději plavat nebo do fitness centra. Na zbytek dne jsou příjemně nabyti energií a v práci zkrátka zůstanou o něco déle.

Zdroj fotografie: www.istockphoto.com

Vybavení Vaší kanceláře Vám zajistí:

IPM furniture components, s.r.o.

Kancelářský nábytek - prodej - výroba - montáž do interieru.

Další firmy naleznete v katalogu firem